PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

1.    PENGERTIAN ARSIP

                Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa yunani (GREEK), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu, Schollenberg menggunakan istilah Archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan Archives institution sebagai gedung arsip/lembaga kearsipan.

            Kata arsip dalam bahasa latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.

A.      PENGERTIAN ARSIP MENURUT ENSIKLOPEDIA ADMINISTRASI :

I.                    Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang di adakan dalam penyelenggaraankegiatan.

II.                  Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib.

B.      PENGERTIAN ARSIP MENURUT UNDANG-UNDANG NO 7 TAHUN 1971 :

I.                    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun.

II.                  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun.

C.      PENGERTIAN ARSIP MENURUT LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA :

Arsip adalah segala kertas, berkas ,naskah ,foto ,film, mikro film, rekaman suara, atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya/salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan/diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi,fungsi-fungsi kebijakan. kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

D.     PENGERTIAN ARSIP MENURUT KAMUS ADMINISTRASI PERKANTORAN, OLEH Drs. The Liang Gie :

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Setelah mepelajari arsip menurut kata, asal-usul dari berbagai sumber di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

2.      PENGERTIAN KEARSIPAN

            Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa ingggrisnya  file sedangkan kearsipan diseut filing. file adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

A.      MENURUT KAMUS ADMINISTRASI PERKANTORAN OLEH Drs. The Liang Gie :

I.                    Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan aarkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat  secara tepat ditemukan kembali. lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat(finding).

II.                  Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.